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Organizar un evento en tu hotel

[fa icon="calendar"] 13 de noviembre de 2018 11:00:00 CET / by Nati Vigil

Nati Vigil

 

Que debes tener en cuenta para organizar un Evento en tu Hotel

 

Sabemos que organizar un evento exitoso en tu hotel es una tarea estresante y si no tienes todo bajo control y no prevees los giros inesperados que pueden surgir, el evento puede ser todo menos un éxito. Por eso en este post te vamos a dar consejos y pasos a seguir para poder anticipar y planificar lo que se puede controlar y para que puedas manejar lo inesperado.

 

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¿Qué debes tener en cuenta?

  • Da a conocer que tu hotel tiene este servicio.
  • Cuantifica y prevé la gente que acudirá al evento para asegurarte que tienes el espacio suficiente para atenderlos.
  • Asegúrate que tu cliente sabe la gama de servicios que ofreces y las diferentes salas que tienes disponibles.
  • Identifica con anterioridad que tipo de evento es y como debes preparar el salón y el hotel : Boda, Desayuno empresarial, Reunión privada, etc.
  • Haz previsiones del personal que necesitarás para el evento y ten en cuente si será suficiente con el staff actual o si vas a requerir de ayuda externa
  • Todo debe estar alineado con el presupuesto del cliente

¿Cuáles son los pasos a seguir?

  • Revisa tu agenda de eventos y comprueba que el día que te solicita el cliente le puedes ofrecer tus salas
  • Recopilar toda la información que el cliente te da
  • Asegúrate de dar las instrucciones correctas a tu equipo para que todos sepan que tienen que hacer y en qué momento
  • Ofrece un servicio agradable y correcto para los asistentes, recuerda que cuando asistimos a un evento es lo que más destacamos
  • Revisa que tienes todos los elementos pactados con el cliente: coffee break, bebidas, necesidades audiovisuales, servicio de aparcamiento, blocs de notas, un moderador, mesa presidencial, etc.

En definitiva...

Antes: Planifícate y prevé todo lo que puede surgir. Informa a tu equipo en todo momento de cada necesidad y cambios que vaya realizando el cliente. 

Durante: Ofrece al cliente un ambiente agradable, adelántate a sus necesidades para que no tenga que pedirte ningún servicio, crea una confianza con él para que esté tranquilo y todo salga bien el día del evento.

Después: Analizar el evento en general y determinar qué puedes mejorar y qué oportunidades se pueden aprovechar en un próximo evento. Ofrecer valores añadidos que te diferencien de tu competencia y crea mejores experiencias a tus clientes.

 

¿Quieres un ejemplo de checklist para revisar un evento? Pincha aquí abajo y descárgate directamente un ejemplo de plantilla, para poder llevar un control interno de cada uno de tus eventos  

 

Orden de Servicio Eventos 

 

 

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Nati Vigil

Written by Nati Vigil

Me encantan los retos así como no dejar de aprender nunca, por ello cada día me esfuerzo más en conocer la transformación de las empresas en distintos sectores y como optimizar al máximo las tareas diarias.

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